Detta är register- och dataskyddsbeskrivningen förHantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ry., i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Upprättad 21.11.2024. Senaste ändring 02.05.2025.
1.Registeransvarig
Hantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ry.
knuten.solmu@gmail.com
Arkadiavägen 2, 25700 Kimito
2.Kontaktperson ansvarig för registret
Kontaktperson, sekreterare
Minna Mollgren
minnamollgren@gmail.com
+358400879182
3.Registerets namn
Hantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ry.
Medlemsregister samt nyhetsbrev.
4.Rättslig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den registrerades samtycke, uppgifterna har samlats in specifikt för endamålet att informera om föreningens verksamhet och uppehålla medlemsregister.
I framtiden gäller också den registeransvariges berättigade intresse, det vill säga medlemskap.
Uppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
5.Registrets datainnehåll
De uppgifter som lagras i registret är: De uppgifter som personen lämnat, främst e-postadress och namn samt hemort, eventuellt telefonnummer och adressuppgifter om personen har lämnat dessa. Efter att föreningen har grundats sparas de kontaktuppgifter som behövs för medlemsadministration även i medlemsregistret. Det inkluderar alla ovan nämnda uppgifter plus andra uppgifter som är relaterade till medlemsadministration, såsom faktureringsuppgifter. Det finns ingen särskild lagringstid för uppgifterna, men uppgifterna lagras för informations- och medlemsadministrations ändamål. Vissa uppgifter måste sparas av bokföringsskäl (t.ex. fakturering), annars raderas uppgifterna efter långvarig inaktivitet (inga öppnade meddelanden/ingen annan kontakt) eller på begäran. Om/när en webbsidä är aktuell behandlas IP-adresserna för webbplatsens besökare och de cookies som är nödvändiga för tjänstens funktioner på grundval av berättigat intresse, bland annat för att säkerställa datasäkerhet och samla in statistiska uppgifter om webbplatsens besökare i de fall där de kan anses vara personuppgifter. Samtycke begärs separat för cookies från tredje part vid behov.
6.Regelmässiga Informationskällor
De uppgifter som lagras i registret erhålls från kunden, till exempel från meddelanden som skickas via webbformulär, e-post, telefon, sociala medietjänster, avtal, kundmöten och andra situationer där kunden lämnar sina uppgifter. Uppgifter om kontaktpersoner för företag och andra organisationer kan också samlas in från offentliga källor som webbplatser, katalogtjänster och andra företag.
7.Utlämnanden av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra parter. Uppgifter kan publiceras i den mån det har överenskommits med kunden, till exempel med tillstånd namn i ett inlägg på sociala medier där det finns en bild av personen eller liknande. Uppgifter kan enligt lag överföras av den registeransvarige även utanför EU eller EES, det enda skälet att överföra kontaktuppgifter är till ett nyhetsbrevs-/medlemsadministrationsprogram, uppgifterna delas inte för andra ändamål. Uppgifter överförs inte till USA utan uttryckligt samtycke från de registrerade.
8.Principer för registersäkerhet
Vid behandling av registret iakttas noggrannhet och de uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på ett adekvat sätt. När registeruppgifter lagras på internetservrar säkerställs den fysiska och digitala datasäkerheten för deras utrustning på ett adekvat sätt. Den registeransvarige ser till att lagrade uppgifter samt serveråtkomsträttigheter och andra kritiska uppgifter för personuppgiftssäkerheten behandlas konfidentiellt och endast av de anställda vars arbetsbeskrivning det ingår i.
9.Rätt till insyn och rätt att begära rättelse av uppgifter
Varje person som är registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter som lagrats i registret och begära rättelse av eventuella felaktiga uppgifter eller komplettering av ofullständiga uppgifter. Om en person vill kontrollera sina uppgifter som lagrats eller begära rättelse av dem, ska begäran skickas skriftligen till den registeransvarige. Den registeransvarige kan vid behov be den som begär uppgifterna att styrka sin identitet. Den registeransvarige svarar kunden inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad).
10.Andra rättigheter i samband med behandling av personuppgifter
Den registrerade har rätt att begära att uppgifter om honom eller henne raderas från registret (”rätten att bli glömd”). De registrerade har också andra rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, såsom begränsning av behandlingen av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska skickas skriftligen till den registeransvarige. Den registeransvarige kan vid behov be den som begär uppgifterna att styrka sin identitet. Den registeransvarige svarar kunden inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad). I de fall som krävs enligt bokföringslagen måste vissa uppgifter sparas.