Tämä on Hantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ryn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.11.2024. Viimeisin muutos 02.05.2025.
1.Rekisterinpitäjä
Hantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ry.
knuten.solmu@gmail.com
Arkadiantie 2 25700 Kemiö
2.Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö, yhdistyksen sihteeri
Minna Mollgren
minnamollgren@gmail.com
+358400879182
3.Rekisterin nimi
Hantverkets vänner på Kimitoön rf. Kädentaidon ystävät Kemiönsaarella ry.
Jäsenrekisteri sekä postituslista
4.Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on – henkilön suostumus, tietoja on kerätty varta vasten ja kaikki sähköpostit saatu yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu eli jäsenyyden hallinta.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin
5.Rekisterin tietosisältö
Tiedottamiseen tarkoitettuun rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Henkilön antamat tiedot, pääasiassa sähköpostiosoite ja nimi sekä kotipaikkakunta, mahdollisesti puhelinnumero ja osoitetiedot jos henkilö on tiedot antanut tiedottamista yms. varten Tiedoille ei ole asetettu erillistä säilytysaikaa mutta tietoja säilytetään tiedottamista ja jäsenhallintaa varten. Joitakin tietoja pitää säilyttää kirjanpidollisista syistä (laskutus esim.) muuten tiedot poistetaan pitkän epäaktiivisuuden jälkeen (ei avattu viestejä/ei muuta yhteyttä) tai pyynnöstä. Jos/kun verkkosivusto saadaan ylös verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6.Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7.Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen/asiakkaan kanssa, esimerkiksi luvan kanssa nimi somepäivitykseen mistä on henkilöstä kuva tms. Tietoja voidaan lain mukaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ainoa syy siirtää yhteystietoja on uutiskirje/jäsenhallintaohjelmistoon, tietoja ei jaeta muuhun tarkoitukseen. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.
8.Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9.Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Kirjanpitolain vaatimissa tapauksissa joitain tietoja pitää säilyttää.